Política de tratamiento de datos personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

PRODUCCIONES RIO FILMS S.A.S.

1. OBJETO

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales tiene por objeto establecer los lineamientos aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, consulta, organización, reproducción, actualización, conservación, transmisión, transferencia, publicación, supresión y, en general, cualquier operación realizada sobre datos personales por PRODUCCIONES RIO FILMS S.A.S., en adelante la EMPRESA.

La Política busca garantizar el derecho constitucional de las personas a conocer, actualizar, rectificar y, cuando resulte procedente, suprimir la información que se haya recogido sobre ellas, así como revocar la autorización otorgada para su tratamiento, de conformidad con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y las demás disposiciones que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

La EMPRESA actuará como Responsable del Tratamiento respecto de las bases de datos, finalidades y operaciones sobre las cuales determine los fines y medios del tratamiento, y podrá actuar como Encargada del tratamiento cuando trate información por cuenta de otro Responsable.

2. MARCO NORMATIVO

La presente Política se adopta principalmente con fundamento en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia; la Ley Estatutaria 1581 de 2012; el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015, especialmente las disposiciones relacionadas con protección de datos personales; las instrucciones y lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio; y las normas que modifiquen, adicionen, reglamenten o sustituyan las anteriores.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente Política aplica al tratamiento de datos personales de personas naturales contenidos en bases de datos físicas, digitales, audiovisuales o de cualquier otra naturaleza administradas por la EMPRESA. Su alcance comprende todas las actividades de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales realizadas en el marco de las operaciones comerciales, administrativas, contractuales, laborales, artísticas y de producción audiovisual de PRODUCCIONES RIO FILMS S.A.S.

Esta Política cobija, entre otros, los datos personales de: trabajadores y extrabajadores; aspirantes y candidatos a procesos de selección; contratistas y prestadores de servicios; artistas, músicos, actores, modelos, presentadores, productores, técnicos y demás integrantes de producciones o eventos; clientes y potenciales clientes; proveedores; aliados y socios comerciales; visitantes; participantes en eventos; personas captadas en fotografías, grabaciones de audio, video o material audiovisual; usuarios de páginas web, plataformas digitales y redes sociales; y, en general, cualquier persona natural cuyos datos sean tratados legítimamente por la EMPRESA.

4. DEFINICIONES

4.1. Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

4.2. Base de datos. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, independientemente del medio físico, electrónico, audiovisual o tecnológico en el cual se encuentre almacenado.

4.3. Dato personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Incluye, entre otros, nombres, apellidos, identificación, datos de contacto, información contractual, laboral, financiera y registros de imagen, fotografía, voz o video que permitan identificar o asociar la información con una persona determinada.

4.4. Dato público. Es aquel dato que, de conformidad con la legislación colombiana, no tiene naturaleza semiprivada, privada o sensible. El hecho de que un dato sea público no autoriza un tratamiento contrario a la Constitución, la ley o los principios de protección de datos personales.

4.5. Dato semiprivado. Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solamente a su Titular sino a determinado sector, grupo de personas o a la sociedad en general.

4.6. Dato privado. Es aquel que por su naturaleza íntima o reservada únicamente resulta relevante para su Titular y para quienes se encuentren legítimamente autorizados para conocerlo.

4.7. Datos sensibles. Son aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo, entre otros, datos relativos al origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a organizaciones sociales o sindicales, salud, vida sexual y datos biométricos. Las imágenes, fotografías, voz y registros audiovisuales serán considerados datos personales cuando permitan identificar o hacer identificable a una persona y recibirán protección reforzada cuando, por su tratamiento, puedan constituir información biométrica o revelar información de naturaleza sensible.

4.8. Información o dato confidencial. Para efectos administrativos internos de la EMPRESA, se entenderá por información confidencial aquella información personal sometida a deber de reserva, acceso restringido o confidencialidad. Esta denominación constituye una clasificación interna de manejo y seguridad y no reemplaza las categorías legales de dato público, semiprivado, privado o sensible.

4.9. Responsable del Tratamiento. Persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de la información.

4.10. Encargado del Tratamiento. Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

4.11. Titular. Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

4.12. Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, reproducción, publicación, actualización, modificación, transmisión, transferencia, conservación, consulta o supresión.

4.13. Transferencia de datos personales. Tiene lugar cuando un Responsable o Encargado suministra datos personales a un tercero que adquiere la condición de Responsable del Tratamiento respecto de la información recibida, dentro o fuera de Colombia.

4.14. Transmisión de datos personales. Consiste en la comunicación de datos personales a un Encargado, ubicado dentro o fuera de Colombia, para que efectúe determinado tratamiento por cuenta y siguiendo las instrucciones del Responsable.

4.15. Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al titular para informarle sobre la existencia de la Política y las finalidades del tratamiento.

5. PRINCIPIOS APLICABLES

El tratamiento de datos personales realizado por PRODUCCIONES RIO FILMS S.A.S. se desarrollará conforme a los principios establecidos en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables. Estos principios constituyen parámetros obligatorios para todas las actividades de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales:

5.1. Principio de legalidad. El tratamiento de datos personales es una actividad regulada y debe sujetarse a lo dispuesto en la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

5.2. Principio de finalidad. El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, específica, explícita e informada al Titular. Los datos no podrán ser tratados para fines distintos a los comunicados en el momento de su recolección.

5.3. Principio de libertad. El tratamiento solo puede realizarse con autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo las excepciones previstas en la ley. Los datos no podrán ser obtenidos o divulgados sin consentimiento o en ausencia de mandato legal o judicial.

5.4. Principio de veracidad o calidad. La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

5.5. Principio de transparencia. La EMPRESA garantiza al Titular el derecho a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan y sobre el tratamiento que se les da, en cualquier momento y sin restricciones.

5.6. Principio de acceso y circulación restringida. Los datos personales no podrán ser accesibles al público ni circular libremente, salvo aquellos que por su naturaleza sean públicos. El acceso a la información se limitará a las personas autorizadas y a los fines legítimos del tratamiento.

5.7. Principio de seguridad. La EMPRESA implementará medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger la información personal, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

5.8. Principio de confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación contractual o laboral con la EMPRESA.

6. BASES DE DATOS ADMINISTRADAS

La EMPRESA podrá administrar, según sus actividades, entre otras, las siguientes bases de datos:

6.1. Talento humano: información de trabajadores, extrabajadores, aspirantes, aprendices y demás personas vinculadas laboralmente.

6.2. Contratistas y prestadores de servicios: información de personas naturales vinculadas mediante contratos civiles, comerciales, artísticos, técnicos o de prestación de servicios.

6.3. Clientes y potenciales clientes: información necesaria para relaciones comerciales, cotizaciones, facturación, servicio al cliente y comunicaciones relacionadas con productos y servicios.

6.4. Proveedores y aliados comerciales: información necesaria para procesos de contratación, compras, pagos, control administrativo, contable y comercial.

6.5. Producciones, eventos y contenidos audiovisuales: podrá contener nombres, documentos de identificación, datos de contacto, fotografías, imagen, voz, video, entrevistas, registros audiovisuales, material detrás de cámaras y demás información generada en producciones, eventos o actividades empresariales.

6.6. Comunicaciones, mercadeo y publicidad: información relacionada con contactos comerciales, campañas, eventos, comunicaciones institucionales, fotografías, contenido audiovisual y material promocional.

6.7. Seguridad y control de acceso: cuando corresponda, podrá contener registros de visitantes, imágenes de videovigilancia, información de ingreso, permanencia y salida de instalaciones.

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales podrán ser tratados, según corresponda, para las siguientes finalidades:

7.1. Finalidades administrativas, contractuales y comerciales. identificar al Titular; gestionar relaciones laborales, contractuales, civiles, comerciales o de prestación de servicios; ejecutar contratos y obligaciones; gestionar pagos, cobros, facturación y obligaciones contables, tributarias y financieras; contactar al Titular por los canales suministrados; atender consultas, peticiones y reclamaciones; verificar información; cumplir obligaciones legales, judiciales, administrativas, fiscales, laborales, contables o contractuales; conservar evidencia documental; y ejercer o defender derechos en procedimientos judiciales, administrativos, arbitrales o extrajudiciales.

7.2. Finalidades relacionadas con imagen, fotografía, voz y contenidos audiovisuales. Cuando exista autorización del Titular o cualquier otra causa legal que legitime el tratamiento, la EMPRESA podrá captar fotografías, imágenes, voz, entrevistas y registros audiovisuales; grabar actividades, eventos, conciertos, ensayos, producciones, reuniones, campañas, sesiones fotográficas y actividades empresariales; editar, adaptar, reproducir, comunicar, exhibir y publicar tales contenidos; utilizarlos en publicaciones corporativas, institucionales, informativas, comerciales, promocionales o publicitarias; incorporarlos en portafolios profesionales y comerciales; publicarlos en páginas web, plataformas digitales, redes sociales, canales audiovisuales, piezas impresas, medios de comunicación, presentaciones, eventos y campañas; elaborar material de archivo, histórico, documental o institucional; promocionar producciones, servicios, eventos, artistas, campañas, marcas y actividades de la EMPRESA; y utilizar fragmentos de producciones audiovisuales o registros de eventos para fines promocionales y de divulgación.

El material no podrá ser utilizado de manera que afecte ilegítimamente la honra, el buen nombre, la dignidad o la intimidad del Titular ni para finalidades incompatibles con aquellas informadas.

8. DATOS SENSIBLES

El tratamiento de datos sensibles se realizará únicamente cuando resulte permitido por la ley. Cuando se requiera autorización, la EMPRESA informará al Titular que no se encuentra obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, cuáles datos tienen naturaleza sensible o pueden llegar a tenerla y la finalidad específica para la cual se solicita su tratamiento.

La autorización para el tratamiento de datos sensibles deberá ser explícita. La EMPRESA se abstendrá de condicionar injustificadamente una relación contractual, laboral o comercial al suministro de datos sensibles que no resulten necesarios.

9. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

La EMPRESA procurará no tratar datos personales de niños, niñas y adolescentes salvo cuando dicho tratamiento se encuentre permitido por la Constitución y la ley.

Cuando una producción, campaña, evento o actividad implique la participación o aparición identificable de una persona menor de edad, deberá obtenerse la correspondiente autorización de quien ejerza su representación legal y observarse de manera prevalente el interés superior del menor y el respeto de sus derechos fundamentales. La autorización general prevista para personas mayores de edad no sustituirá el formato especial que deba emplearse para menores de edad.

10. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO

Salvo las excepciones establecidas legalmente, el tratamiento requerirá autorización previa e informada del Titular. La autorización podrá obtenerse por escrito, de manera electrónica, mediante mecanismos digitales, mensajes de datos, grabaciones o cualquier otro medio que permita su consulta posterior. La EMPRESA conservará prueba de las autorizaciones obtenidas cuando exista obligación de contar con ellas.

11. RECOLECCIÓN Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN

Los datos personales serán recolectados de forma legítima y procurando mantener su exactitud, integridad, actualización y pertinencia. El acceso interno se limitará a trabajadores, contratistas o colaboradores que requieran conocer la información para el ejercicio de sus funciones.

Las personas que tengan acceso a información personal deberán mantener su confidencialidad incluso después de terminada su vinculación con la EMPRESA. Los datos no serán utilizados para finalidades materialmente incompatibles con aquellas informadas al Titular, salvo que exista una nueva autorización o habilitación legal.

12. TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

La EMPRESA podrá contratar terceros que actúen como Encargados del Tratamiento para desarrollar, entre otras, actividades de alojamiento tecnológico, servicios en la nube, almacenamiento de información, nómina y contabilidad, gestión documental, mensajería, servicios tecnológicos, seguridad informática, producción y postproducción audiovisual, edición de fotografía y video, diseño gráfico, publicidad y mercadeo, distribución de contenidos, administración de páginas web y redes sociales, y servicios profesionales especializados.

En estos eventos, los terceros deberán tratar los datos personales conforme a las instrucciones impartidas por la EMPRESA en su calidad de Responsable del Tratamiento, y deberán cumplir con las obligaciones de seguridad, confidencialidad y protección de la información aplicables. Cuando corresponda, la EMPRESA celebrará los acuerdos o contratos de transmisión de datos exigidos por la legislación vigente, asegurando que el Encargado implemente medidas adecuadas para la protección de los datos personales.

La transmisión podrá realizarse dentro o fuera de Colombia, siempre que se cumplan los presupuestos legales aplicables y las condiciones previstas en la normativa vigente.

13. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

La EMPRESA podrá transferir datos personales a terceros que actúen como Responsables del Tratamiento cuando ello sea necesario para desarrollar una finalidad legítimamente autorizada, para la ejecución de una relación contractual, por requerimiento de una autoridad competente, cuando exista autorización legal o cuando cuente con la autorización del Titular en los casos en que esta sea requerida.

Las transferencias internacionales de datos personales deberán realizarse observando las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las instrucciones vigentes de la Superintendencia de Industria y Comercio, incluyendo la verificación del nivel adecuado de protección del país receptor, la aplicación de excepciones legales, la suscripción de declaraciones de conformidad o la implementación de los mecanismos habilitantes que resulten aplicables.

14. PUBLICACIÓN EN INTERNET, PLATAFORMAS Y REDES SOCIALES

Cuando el Titular haya autorizado la utilización, reproducción y publicación de su imagen, voz, fotografía, contenido audiovisual o cualquier otro dato personal susceptible de divulgación, la EMPRESA podrá difundir dicho contenido a través de páginas web, redes sociales, plataformas audiovisuales, servicios de streaming, medios digitales y demás canales de comunicación utilizados en el desarrollo de sus actividades.

El Titular reconoce que la publicación legítima de contenidos en Internet puede permitir su visualización desde diferentes territorios y que plataformas administradas por terceros pueden realizar tratamientos adicionales bajo sus propias políticas de privacidad, términos y condiciones. La EMPRESA adoptará medidas razonables para el uso adecuado de la información bajo su control, sin que pueda garantizar, impedir o asumir responsabilidad por tratamientos autónomos, posteriores o no autorizados realizados por terceros ajenos a la EMPRESA.

15. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

La EMPRESA implementará medidas administrativas, humanas, físicas y tecnológicas razonables y apropiadas según la naturaleza de la información tratada y los riesgos asociados, orientadas a prevenir la pérdida, alteración, consulta no autorizada, uso indebido, acceso fraudulento, divulgación no autorizada o destrucción injustificada de datos personales.

La información confidencial, privada y sensible estará sometida a mayores restricciones de acceso y control, de acuerdo con su naturaleza y con los riesgos asociados a su tratamiento. La EMPRESA adoptará protocolos internos de seguridad, controles de acceso, mecanismos de autenticación, gestión de contraseñas, políticas de retención documental y procedimientos de eliminación segura, así como cualquier otra medida necesaria para garantizar la protección de los datos personales bajo su custodia.

16. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Los datos personales serán conservados durante el tiempo razonablemente necesario para cumplir las finalidades que justificaron su recolección y durante los términos adicionales requeridos para:

Cumplir obligaciones legales o contractuales.

Atender requerimientos de autoridades competentes.

Ejercer el derecho de defensa en procesos judiciales, administrativos o arbitrales.

Conservar documentación contable, laboral, tributaria o comercial conforme a la normativa aplicable.

Atender términos de prescripción, caducidad o archivo.

Mantener archivos históricos, institucionales o de producción audiovisual legítimos.

Conservar derechos de propiedad intelectual, derechos de autor, derechos conexos, patentes, registros, licencias o cualquier otro derecho exclusivo que permanezca vigente. En estos casos, la conservación podrá ser por tiempo indefinido mientras dichos derechos subsistan.

Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y siempre que no exista un deber legal, contractual o derivado de derechos de propiedad intelectual que exija la conservación, los datos personales podrán ser eliminados, anonimizados o sometidos a medidas que impidan tratamientos posteriores incompatibles con las finalidades inicialmente autorizadas.

17. DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular tendrá, entre otros, los siguientes derechos, conforme a la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando legalmente no sea necesaria.

Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales.

Presentar consultas y reclamos ante la EMPRESA.

Solicitar la corrección de información incompleta, inexacta, desactualizada o que induzca a error.

Solicitar la supresión de sus datos personales cuando resulte procedente.

Revocar la autorización otorgada cuando jurídicamente corresponda.

Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos legales.

Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotados los procedimientos internos aplicables.

Abstenerse de responder preguntas relacionadas con datos sensibles cuando legalmente su respuesta tenga carácter facultativo.

Estos derechos podrán ser ejercidos por el Titular, sus causahabientes o representantes debidamente autorizados.

18. CONSULTAS

El Titular, sus causahabientes o las personas debidamente autorizadas podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos administradas por la EMPRESA.

Las consultas serán atendidas dentro de los términos establecidos por la legislación vigente. Cuando no sea posible atender la consulta dentro del término inicial, la EMPRESA informará al solicitante las razones de la demora y la fecha en que se dará respuesta, respetando los plazos máximos previstos por la ley.

19. RECLAMOS

El Titular o las personas legitimadas podrán presentar reclamos relacionados, entre otros asuntos, con la corrección, actualización, rectificación, supresión, revocatoria de autorización o presuntos incumplimientos de la normativa de protección de datos personales.

El reclamo deberá contener información suficiente para identificar al Titular, describir los hechos que originan la solicitud, indicar los datos de contacto y acompañar los documentos que se pretendan hacer valer.

Cuando el reclamo se encuentre incompleto, la EMPRESA solicitará su complementación conforme a las reglas legales aplicables.

Una vez recibido un reclamo completo, este será atendido dentro del término previsto por la legislación vigente.

20. REVOCATORIA Y SUPRESIÓN

El Titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización otorgada y/o la supresión de sus datos personales cuando ello resulte procedente conforme a la normativa vigente. La revocatoria o supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual que obligue a conservar la información, o cuando concurra otra causa jurídica que legitime el tratamiento.

Cuando la solicitud se refiera a imágenes, fotografías, grabaciones o producciones audiovisuales previamente publicadas, la EMPRESA analizará cada caso atendiendo el medio utilizado, las obligaciones contractuales existentes, los derechos involucrados —incluidos los de propiedad intelectual, derechos de autor y derechos conexos— y la posibilidad técnica y jurídica de cesar tratamientos futuros o retirar el contenido. Dicho análisis considerará, además, la permanencia de derechos exclusivos que puedan impedir la eliminación total o inmediata del material.

21. ÁREA RESPONSABLE Y CANALES DE ATENCIÓN

Para el ejercicio de los derechos relacionados con protección de datos personales, la EMPRESA dispone de los siguientes canales:

Razón social: PRODUCCIONES RIO FILMS S.A.S.
NIT: 901910711-1
Representante Legal: JESUS DAVID PICON CAMPOS
Dirección de contacto: Cl. 42 #63c - 163, Conquistadores, Medellín, Colombia
Correo electrónico para protección de datos: oficinariofilms@gmail.com
Teléfono: +57 310 320 9194 (WhatsApp)
Área responsable: Gerencia / Área designada

22. CAMBIOS A LA POLÍTICA

La EMPRESA podrá modificar esta Política cuando existan cambios normativos, regulatorios, tecnológicos, organizacionales o sustanciales en las finalidades o modalidades de tratamiento. Los cambios sustanciales serán comunicados por medios adecuados y, cuando la legislación así lo requiera, se obtendrá una nueva autorización del Titular.

23. VIGENCIA

La presente Política entra en vigor a partir de su aprobación y publicación. Las bases de datos sujetas a tratamiento permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades aquí establecidas y durante los períodos adicionales exigidos por la legislación aplicable.

Fecha de aprobación de la política: 22 de septiembre de 2026.